Khi phát hành hóa đơn điện tử, chương trình thông báo Hóa đơn phát hành trùng thì phải làm thế nào?

1. Hiện tượng

Khi phát hành hóa đơn điện tử trên phần mềm MISA SME.NET 2021, thì xuất hiện thông báo Hóa đơn phát hành trùng.

2. Nguyên nhân

Thông thường số hóa đơn sẽ tự động tăng liên tiếp theo trình tự phát hành.

Tuy nhiên, do cơ chế Hóa đơn được lập và phát hành trên phần mềm MISA SME.NET 2021, còn việc lưu trữ, tra cứu hóa đơn lại thực hiện trên Cloud thông qua kết nối internet.

Vì vậy, có thể xảy ra tình huống hóa đơn đã được phát hành và lưu trữ trên Cloud nhưng lại không tồn tại trên phần mềm MISA SME.NET 2021, dẫn đến khi phát hành hóa đơn này trên phần mềm thì sẽ bị cảnh báo trùng với hóa đơn đang được lưu trữ trên Cloud.

Ví dụ: Kế toán thực hiện phát hành hóa đơn số 0000001 trên phần mềm MISA SME.NET 2021, hóa đơn này sẽ được đẩy lên lưu trữ trên Cloud. Sau đó, Kế toán phục hồi lại dữ liệu cũ (dữ liệu chưa phát hành hóa đơn số 0000001) trên phần mềm MISA SME.NET 2021. Khi phát hành hóa đơn, do chưa có hóa đơn số 0000001 nên phần mềm sẽ mặc định phát hành hóa đơn số 0000001, dẫn đến bị cảnh báo trùng với hóa đơn đã có trên Cloud.

3. Hướng dẫn

Khi gặp tình huống này, Kế toán cần phải cập nhật lại danh sách hóa đơn đã phát hành trên phần mềm MISA SME.NET 2021 trùng khớp với danh sách hóa đơn đã phát hành trên Cloud. Cách thức thực hiện như sau:

1. Khi phát hành hóa đơn điện tử, xuất hiện thông báo Hóa đơn phát hành trùng:

• Trường hợp phát hành từng hóa đơn điện tử:

• Trường hợp phát hành hàng loạt hóa đơn điện tử:

2. Đối chiếu và cập nhật lại hóa đơn trên phần mềm giống với hóa đơn đã phát hành trên Cloud bằng cách:

• Nhấn Xem HĐ đã phát hành hoặc nhấn Xem tại cột Xem HĐ đã phát hành: để kiểm tra thông tin của hóa đơn đã được phát hành và lưu trữ trên Cloud.

• Nhấn Xem HĐ hiện trên phần mềm hoặc nhấn Xem tại cột Xem HĐ trên phần mềm: để xem hóa đơn đang muốn phát hành trên phần mềm.

• Kiểm tra xem hóa đơn trên Cloud có đúng là hóa đơn đang muốn phát hành trên phần mềm hay không:

+ Nếu Đúng: cần đảm bảo nội dung hóa đơn trên phần mềm giống với hóa đơn trên Cloud.
+ Nếu Không đúng: cần tìm hóa đơn đúng trên phần mềm để phát hành lại hoặc chỉnh sửa nội dung hóa đơn trên phần mềm giống với hóa đơn trên Cloud.

3. Nhấn Cập nhật. Chương trình sẽ cập nhật lại Ngày hóa đơn và Trạng thái phát hành của hóa đơn trên phần mềm giống với hóa đơn trên Cloud.

4. Sau khi danh sách hóa đơn đã phát hành trên phần mềm MISA SME.NET 2021 trùng khớp với danh sách hóa đơn đã phát hành trên Cloud, thì Kế toán có thể tiếp tục phát hành các hóa đơn mới mà không còn bị cảnh báo trùng.

4. Lưu ý

Trường hợp có nhiều hóa đơn trùng nhau, để đảm bảo tính chính xác và giảm thiểu thời gian cập nhật, Kế toán nên kiểm tra thông tin hóa đơn trên Cloud trước, sau đó mới thực hiện phát hành hóa đơn tương ứng trên phần mềm. Chi tiết cách làm như sau:

1. Đăng nhập vào website https://app.meinvoice.vn.

2. Chọn xem báo cáo Bảng kê hóa đơn đã sử dụng.

3. Lọc ra các hóa đơn đã phát hành trên Cloud nhưng chưa có trên phần mềm MISA SME.NET 2021.

4. Cập nhật các hóa đơn trùng nhau theo 1 trong 2 cách:

Cách 1: Cập nhật từng hóa đơn: Thực hiện lần lượt bắt đầu từ hóa đơn có số nhỏ nhất trên Cloud.

• • • Tìm hoặc lập mới hóa đơn trên phần mềm tương ứng với hóa đơn trên Cloud.
    • Phát hành hóa đơn trên phần mềm (như hướng dẫn ở trên)

Cách 2: Cập nhật hàng loạt hóa đơn

• • • Tìm hoặc lập mới hóa đơn trên phần mềm để danh sách hóa đơn chưa phát hành trên phần mềm trùng khớp với danh sách hóa đơn đã phát hành trên Cloud.
    • Thực hiện phát hành hàng loạt cho các hóa đơn trên phần mềm (như hướng dẫn ở trên).

Lưu ý: Tại bước Cấp số hóa đơn, cần sắp xếp lại trình tự của các hóa đơn theo trình tự trên Cloud trước khi thực hiện cấp số.